第一步、退稅申報數據錄入
包括〈基礎數據采集〉中的〈進貨明細申報數據錄入〉和〈出口明細申報數據錄入〉。
1、進貨明細申報數據錄入字段規則：
關聯號：將最小一筆業務(即對應的專用發票、稅票、報關單、核銷單不能分割)編一個關聯號，關聯號為10位：
第1位為貿易性質，一般貿易為“1”，進料加工為“2”
第2—3位為申報年份后兩位，如2005年應為“05”
第4—5位為申報月份，如1月份應為“01“
第6—8位為申報單證的冊號，如第2冊應為“002”
第9—10為流水號，每冊均由“01”起
每 一冊退稅單里可包含多個關聯號，每個關聯號對應專用發票、稅票、報關單、出口發票和核銷單必須一起裝訂，企業申報時必須在每筆業務第一份報關單的右上角用鉛筆注明對應的流水號；在申報表的“編號”欄填寫本冊的關聯號前1—8位，在封面“編號”欄注明本冊關聯號（10位）的起止號。
根據出口退稅電子申報指南2003版：第1—2位為申報年份后兩位，如2005年應為“05”
第3—4位為申報月份，如1月份應為“01“
第5—6位為部門號，不分部門核算為“00”
第7—10為流水號
稅種：V 增值稅；C 消費稅
申報批次：當月申報的次數。
進貨憑證號：增值稅專用發票號碼（18位，包左上角10位和右上角8位）。
供貨方納稅號：供貨企業的稅務登記證號碼。
發票開票日期：增值稅專用發票開具日期。
商品代碼：商品對應的海關商品代碼，必須與對應報關單上的商品編號一致。
專用稅票號：錄入稅收（出口貨物專用）繳款書右上角號碼，錄入規則祥見附件。屬于消費稅才錄入此項，否則不需錄入。（出口專用稅票，在04年開始已經取消了，因為稅務系統聯網了，不再有紙質的出口專用稅票，只有增值稅票 ）
2、出口明細申報數據錄入字段規則：
關聯號：同一筆業務中與進貨明細數據錄入相對應且必須一致
申報批次：申報的次數。
出口發票號：出口發票號碼，若對應多張出口發票，只需錄入一張出口發票的號碼。
報關單號碼：出口報關單右上角號碼（9位）+0+項號（2位），同一張報關單上有多條信息的，必須逐條信息錄入，不能匯總錄入。
出口日期：出口報關單上的出口日期
美元離岸價：報關單上的總價，非美元幣制必須折成美元價錄入。
核銷單號：出口報關單所對應出口收匯核銷單的號碼
商品代碼：報關單上的商品編號
代理證明號：屬委托代理出口申報退稅的，在此欄錄入代理出口證明號碼，且報關單號碼欄不用錄入內容，否則，此欄為空。
第二步、退稅申報數據審核
1、 進入“基礎數據采集—〉進貨明細申報數據錄入”，按〈審核認可〉鍵，出現如下畫面：
根據實際需要，設置條件，按確定。
2、 進入“基礎數據采集—〉出口明細申報數據錄入”，按〈審核認可〉鍵，出現如下畫面：
根據實際需要，設置條件，按確定。
第三步、退稅申報數據檢查
1、數據加工處理—〉進貨出口數量關聯檢查，如下圖，若檢查全部通過，沒有W、E顯示，點擊關閉，則可進入下一步操作。
若有W或E，則數據檢查不通過，需再檢查錄入數據的準確性。
需要修改數據，先執行第二步中的第1、2點的取消標志操作，待修改且檢查完畢后，重新執行第二步。
2、數據加工處理—〉換匯成本檢查，若檢查通過，點擊關閉，
進入下一步操作。
3、數據加工處理—〉預申報數據一致性檢查。
第四步、預申報
數據加工處理—〉生成預申報數據，輸入本次申報最大的
聯號，或輸入10個9，點擊確定。顯示文本查看器，關閉后提示生成申報軟盤，將軟盤插入軟驅，路徑為A: ，選擇“本地申報”，點擊確定，預申報完成。
預申報無疑點或將疑點調整后，才可以進行正式申報。
第五步、正式申報
1、預審反饋處理—〉確認正式申報數據，顯示文本查看器，關閉后提示“確定本次預申報數據轉為正式申報數據嗎（Y/N）？”，點擊是，提示數據已轉入正式申報。
2、打印退稅進貨、申報明細表
A、進貨明細申報數據的打印
退稅正式申報—〉查詢本次申報數據—〉進貨明細申報數據查詢，
按打印鍵，出現如下畫面：
報表預覽 是將已設置好的報表格式顯示出來。
打印報表 是將已設置好的報表打印出來。
若需對報表格式進行設置，選中 報表設置 ，出現如下畫面：
可打印字段：表示可輸出到打印機打印的字段，可在里面選擇所需要打印的字段。
所選擇字段：所選中的字段按順序將在報表中打印出來。需打印的字段：關聯號、申報批次、序號、進貨憑證號、商品代碼、商品名稱、數量、計稅金額、征收率、退稅率、可退稅額。
選擇字段的方法：選中某一字段（變成藍色），點擊 > < 》 《
進行選擇。
選中上圖左下角的 報表設置 ，出現如下畫面：
企業根據自己需要，選中所需的打印設置，按確定鍵，再按生成報表 ，所需要的報表已經生成。可選擇報表預覽 和打印報表 進行操作。
導出數據 功能：將需打印的報表不直接輸出到打印機，按EXECL格式輸出，企業可根據實際調整報表格式。
B、出口明細申報數據的打印
參考A的方法,包括：關聯號、申報批次、序號、出口發票號、報關單號、核銷單號、商品代碼、商品名稱、出口數量、美元離岸價。
3、退稅正式申報—〉查詢本次申報數據—〉退稅匯總申報表錄入，點擊增加，錄入本次申報的申報年月，按回車，系統自動生成退稅匯總申報表，核對各項數據無誤后，點擊保存，退出。
4、退稅正式申報—〉生成退稅申報軟盤，選擇“本地申報”，輸入路徑，點擊確定，正式申報完成。
到此，已完成退稅電子數據的正式申報，企業辦稅人員將正式申報的軟盤和有關退稅申報資料上報到國稅主管分局。
外貿企業申請出口退稅必須提供下列憑證資料：
1、出口貨物退(免)稅申報表(一式5份)；
2、出口貨物報關單(出口退稅專用)；
3、出口收匯核銷單(出口退稅專用)；
4、增值稅專用發票及稅收(出口貨物專用)繳款書；
5、出口退稅貨物進貨憑證申報明細表；
6、出口退稅貨物退稅申報明細表；
7、增值稅專用發票認證結果通知書及清單；
